Orientação para a eliminação de documentos

A eliminação de documentos é uma ação que deve ser realizada criteriosamente, uma vez que os documentos produzidos pela UNIRIO possuem caráter público. A eliminação não pode ocorrer sem que aconteça primeiro um trabalho de avaliação dos documentos, onde serão identificados quais os documentos que poderão ser eliminados, quais deverão ser preservados por mais tempo, e quais deverão ser preservados indefinidamente, devido a possuírem valor permanente.

É muito importante salientar que a eliminação de documentos de valor permanente é crime, uma vez que a proteção à documentação pública e a gestão da mesma está prevista na Constituição (Art. 23, inciso III e Art. 216, incisos III, IV e V, parágrafos 1º e 2º) e em diversas leis e decretos federais (como a Lei nº 8159, de 08/01/1991, art. 3º). Assim, é necessário que a eliminação seja feita por profissionais que possuem formação teórica para avaliar o que será eliminado, evitando assim que documentos de valor permanente sejam eliminados, o que acarreta prejuízos para a memória da Instituição e, conseqüentemente, do país.

O Arquivo Central, por ser responsável pela gestão de documentos na UNIRIO, é o órgão que é encarregado da avaliação e eliminação dos documentos produzidos e recebidos pela UNIRIO. O Arquivista é o profissional que deverá avaliar se os documentos podem ser eliminados ou não.

O trâmite para que documentos sejam eliminados é o seguinte:

1. Avaliação pelo Arquivista, verificando se os documentos avaliados poderão ser eliminados, ou se deverão ser preservados. O Arquivista elaborará a Listagem de Eliminação de Documentos (Resolução CONARQ nº 7, de 20/05/1997, art. 2º), indicando quais documentos já podem ser eliminados;
2. A Listagem de Eliminação de Documentos passará pela aprovação de uma Subcomissão de Avaliação de Documentos, que é um grupo de profissionais das áreas as quais os documentos se referem;
3. Após a aprovação da Subcomissão de Avaliação de Documentos, a Listagem será encaminhada para a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da UNIRIO, que irá aprovar ou não a eliminação;
4. Uma vez aprovada a eliminação, a Listagem de Eliminação de Documentos será enviada para o Arquivo Nacional (Órgão máximo no que diz respeito a documentos arquivísticos, responsável pelo Sistema Nacional de Arquivos), que autorizará a eliminação, reenviando a Listagem para o Arquivo Central;
5. Com a eliminação autorizada pelo Arquivo Nacional, será publicado um Edital de  Ciência de Eliminação de Documentos (Resolução CONARQ nº 7, de 20/05/1997, art. 5º, parágrafo único), visando dar ciência a toda a comunidade de que tais documentos serão eliminados;
6. Se, dentro do prazo definido pelo Edital (de 30 a 45 dias - Resolução CONARQ nº 7, de 20/05/1997, art. 5º, e), em que o Edital de Eliminação de Documentos for publicado ninguém se manifestar contra a eliminação destes documentos, poderá ser realizada a eliminação, sendo elaborado o Termo de Eliminação de Documentos (Resolução CONARQ nº 7, de 20/05/1997, art. 2º).